Welke functies moet een restaurantkassa hebben?
Welke functies moet een kassasysteem voor je restaurant, café of brasserie in België zeker hebben, en waar let je op als je er een kiest?
Door Cedric Philippe · Laatst bijgewerkt: 2 november 2026
In het kort
- Een restaurantkassa in België heeft zeven basisfuncties.
- Drie zijn wettelijk verplicht: werken volgens de GKS 2.0-regels met een blackbox (vanaf 25.000 euro restaurantomzet), per product het juiste btw-tarief toekennen, en zowel cash als elektronisch betalen verwerken.
- Vier zijn in de praktijk onmisbaar: tafels beheren en rekeningen splitsen, bestellingen meteen naar keuken en bar sturen, je kaart zelf aanpassen, en je dagcijfers tonen met een export voor je boekhouder.
- QR-bestellen, reservaties, klantenbeheer, voorraad en een keukenscherm zijn handige extra's.
- Kijk bij het kiezen daarnaast naar de totale maandprijs, of betalen inbegrepen is, het contract, de hardware en de support.
Een kassasysteem kiezen voor je horecazaak doe je niet elke maand opnieuw. Je zit er jaren aan vast, en het raakt je omzet, je boekhouding en je service op een drukke avond. De meeste lijstjes met “essentiële kassafuncties” komen van een leverancier die zijn eigen product opsomt, of van een Nederlandse site die de Belgische regels niet kent. Deze checklist maakt een duidelijk onderscheid voor een restaurantkassa in België:
- Wettelijk verplicht: wat de wet van je kassa vraagt.
- In de praktijk onmisbaar: zonder deze functies draait je zaak niet vlot.
- Handig, afhankelijk van je zaak: extra’s die je later kan bijzetten.
Tot slot lees je waar je op let bij prijs, contract en support. Bij elk punt staat de vraag die je tijdens een demo stelt.
De 7 functies die je restaurantkassa zeker moet hebben
Drie ervan zijn wettelijk verplicht, vier heb je in de praktijk nodig om vlot te draaien.
1. GKS 2.0 met blackbox (verplicht)
Haal je meer dan 25.000 euro omzet per jaar (exclusief btw) uit restaurant- en cateringdiensten, dan moet je werken met een geregistreerd kassasysteem, de witte kassa. Die kassa werkt met een blackbox die elke transactie ondertekent. Sinds 1 juli 2026 starten nieuwe zaken meteen met GKS 2.0. Een kassa zonder deze functie is voor veel restaurants geen optie, hoe mooi de rest ook is.
Vraag bij de demo: Is dit systeem gebouwd voor GKS 2.0, en groeit het mee met de gefaseerde overstap? Meer uitleg in Wat is GKS 2.0?.
Heb ik een witte kassa nodig?
Doe de test op 1 minuut.
2. Het juiste btw-tarief per product (verplicht)
In de Belgische horeca worden eten ter plaatse, meeneemmaaltijden en dranken elk anders belast. Je kassa moet dus per product, en per manier van verkopen, het juiste tarief toekennen, zodat je ticket en je btw-aangifte vanzelf kloppen. Een Nederlandse of internationale kassa die dat niet standaard doet, kost je boekhouder uren.
Vraag bij de demo: Hoe stel ik het btw-tarief per product in, en wat gebeurt er als iemand hetzelfde gerecht meeneemt? Zie ook btw-tarieven in de horeca.
3. Cash én elektronisch betalen (verplicht)
Elke zaak die aan consumenten verkoopt, moet sinds 1 juli 2022 minstens één elektronische betaalmogelijkheid aanbieden, en sinds 1 april 2024 ook cash aanvaarden. Je kassa moet dus beide betaalwijzen correct registreren. Belgische gasten betalen elektronisch vooral met Bancontact, daarnaast met kredietkaart, smartphone en QR-code via Bancontact Pay. Verplicht is de koppeling niet, maar wel heel handig: als de betaalterminal gekoppeld is aan je kassa, komt het bedrag automatisch op de terminal en worden typfouten en verschillen bij de kassasluiting zeldzaam. Meer over de regels in Mag je cash weigeren?.
Vraag bij de demo: Is de betaalterminal gekoppeld aan de kassa? Wat het betalen kost, lees je verderop bij Betalen inbegrepen of apart?.
4. Tafelplan en rekening splitsen
Een restaurant draait op tafels, niet op losse verkopen. Je wil een plattegrond die toont welke tafels bezet zijn, en je wil gasten met één tik verplaatsen, tafels samenvoegen voor een groep en een rekening splitsen per persoon of per product. Op een volle zaterdag is dit de functie die je personeel het meest gebruikt.
Vraag bij de demo: Laat zien hoe ik een tafel van vier verplaats, samenvoeg met een andere en de rekening in drie splits.
5. Bestellingen meteen naar keuken en bar
Wat aan tafel wordt aangeslagen, moet automatisch op de juiste plek belanden: eten naar de keuken, drank naar de bar. Dat gaat via een bonprinter of een keukenscherm. Belangrijk is dat je opmerkingen kan meegeven, zoals een allergie of “saus apart”, en dat die duidelijk op het keukenticket staan.
Vraag bij de demo: Kan ik bestellen vanaf een tablet aan tafel, en hoe komt een allergie-opmerking in de keuken terecht?
6. Menubeheer dat je zelf doet
Een dagsuggestie, een prijsaanpassing of een gerecht dat op is: dat wil je zelf in een paar minuten aanpassen, zonder je leverancier te bellen. Let ook op varianten en opties (bakwijze, saus, groot of klein), zodat je kaart niet uit honderd losse producten bestaat.
Vraag bij de demo: Hoe lang duurt het om een nieuwe dagsuggestie met twee opties toe te voegen?
7. Rapporten en een export voor je boekhouder
Aan het eind van de dag wil je weten wat je verkocht hebt, wanneer het druk was en welke gerechten echt draaien. Liefst vanop je telefoon of laptop, niet enkel aan de kassa zelf. En je boekhouder wil omzet en btw-overzichten zonder overtikwerk. Werk je met een vaste accountant, check dan welk boekhoudpakket die gebruikt voor je kiest.
Vraag bij de demo: Kan ik mijn dagomzet van thuis bekijken, en in welk formaat krijgt mijn boekhouder de cijfers?
Handige extra’s, afhankelijk van je zaak
Deze functies zijn geen must voor elke zaak, maar maken voor sommige zaken een groot verschil. Belangrijker dan ze vandaag te hebben, is dat je ze later kan bijzetten zonder van kassa te wisselen.
| Functie | Vooral nuttig voor |
|---|---|
| QR-bestellen en betalen aan tafel | Terrassen, drukke bars, zaken met weinig personeel |
| Online reservaties | Restaurants met vaste zitplaatsen en no-shows |
| Klantenbeheer en poef op naam | Cafés en brasserieën met vaste klanten |
| Cadeaubonnen | Restaurants rond feestdagen |
| Keukenscherm | Grote keukens met meerdere bereidingsposten |
| Voorraadbeheer | Zaken die foodcost en marge strak opvolgen |
| Loyaltyprogramma | Koffiebars en lunchzaken met terugkerende gasten |
| Eigen bezorging en afhaal | Zaken die platformcommissie willen vermijden |
| Meerdere vestigingen | Groepen met twee of meer zaken |
Functies die je makkelijk vergeet
- Snelheid bij piek. Op een rustige dinsdag werkt elke kassa goed. Tik tijdens de demo zelf een drukke bestelling af: aanslaan, tafel splitsen, rondje herhalen, afrekenen.
- Gebruiksgemak. Een nieuwe jobstudent moet na een kwartier zelfstandig kunnen aanslaan. Laat je personeel de demo doen, niet enkel jezelf.
- Wat er gebeurt als het internet wegvalt. Vraag concreet wat nog werkt: aanslaan, printen naar de keuken, betalen.
- Rechten per medewerker. Wie mag een product annuleren of korting geven? Dat wil je per persoon kunnen instellen.
Kassasysteem kiezen: waar let je nog op?
De functies kloppen? Dan bepalen deze vijf punten of je over een jaar nog blij bent met je keuze.
1. Transparante prijs
Een lage instapprijs zegt weinig zolang je niet de totale maandkost kent. Let op:
- de maandprijs en of die per kassapunt of per zaak geldt,
- eenmalige kosten voor installatie, opleiding of activatie,
- of de prijs jaarlijks automatisch mag stijgen.
In Wat kost een kassasysteem? zetten we de kostenposten op een rij.
2. Betalen inbegrepen of apart?
Dit is het punt dat het vaakst verrast. Bij sommige aanbieders zit betalen mee in de kassaprijs, bij andere is de betaalterminal een apart contract met eigen transactietarieven. Vraag altijd expliciet:
- welke tarieven gelden per Bancontact- en kredietkaartbetaling,
- of er een los terminalcontract bij komt,
- of er volumedrempels of boetes zijn.
Twee aanbieders met dezelfde maandprijs kunnen sterk verschillen zodra je de betaalkosten meetelt.
3. Contract en opzegtermijn
Kijk naar de looptijd, de opzegtermijn en eventuele exitkosten als je vroeger weg wil. Een lange looptijd is niet per se slecht, maar je wil weten waar je aan vast zit voor het tegenvalt. Meer daarover in Kassa zonder contract: bestaat dat?.
4. Hardware: iPad of vaste kassa?
Een iPad-kassa is flexibel en makkelijk mee te nemen aan tafel, maar leunt op je wifi en op één merk toestellen. Een vaste kassa is robuuster in zware omgevingen maar minder flexibel. Let ook op wat er nog bij komt: ticketprinter, kassalade, betaalterminal. We zetten de twee naast elkaar in iPad-kassa versus vaste kassa.
5. Support
Als de kassa hapert op een volle zaterdag, wil je geen wachtrij aan de telefoon. Vraag of er hulp in het Nederlands is, wat de bereikbaarheidsuren zijn (ook ‘s avonds en in het weekend) en of support in de prijs zit.
Checklist in één oogopslag
| Punt | Vraag die je stelt |
|---|---|
| GKS 2.0 | Gebouwd voor de nieuwe regels? |
| Btw | Juist tarief per product, ook bij takeaway? |
| Betalen | Cash en elektronisch? Bancontact gekoppeld, inbegrepen of los contract? |
| Tafelplan | Verplaatsen, samenvoegen, rekening splitsen? |
| Keuken en bar | Gaan bestellingen met opmerkingen automatisch door? |
| Menu | Kan ik zelf prijzen en suggesties aanpassen? |
| Rapporten | Dagomzet vanop afstand, export voor de boekhouder? |
| Extra’s | Kan ik later modules bijzetten? |
| Prijs en contract | Totale maandkost, looptijd, exitkosten? |
| Support | Nederlandstalig, bereikbaar wanneer ik werk? |
Wil je een concreet prijsvoorbeeld doorrekenen, kijk dan bij prijzen.
Waar staat Francly?
Francly is een kassasysteem uit Gent, dus we zijn niet neutraal.
Daarom eerlijk per punt, maar vrij opvallend:
- Gebouwd voor de GKS 2.0-regels
- Btw-tarief per product, ook bij takeaway
- Cash en geïntegreerd betalen met Bancontact, zonder los terminalcontract
- Een tafelplan met rekening splitsen
- Bonnen naar keuken en bar
- Menubeheer dat je zelf doet
- Rapporten met een export voor je boekhouder
Van de extra’s zijn er vandaag:
- QR-bestellen en betalen aan tafel
- Reservaties
- Klantenbeheer en poef op naam
- Cadeaubonnen
Binnenkort:
- Keukenscherm
- Voorraadbeheer
- Loyalty
- Eigen bezorging
Er zijn geen exitkosten, en de kassa draait native op iPad met de backoffice in elke browser. Loop deze checklist af bij ons én bij de anderen. Als een aanbieder ergens vaag over doet, weet je nu waar je op moet doorvragen.
Bronnen
- Het nieuw geregistreerd kassasysteem (GKS 2.0) wordt verplicht vanaf 1 juli 2026, FOD Financiën
- Wie & Wanneer?, FOD Financiën
- GKS 2.0, FOD Financiën
- Elektronisch of cash: de consument moet kunnen kiezen, FOD Economie
- Koninklijk besluit van 14 februari 2026 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 20 (btw-tarieven), Belgisch Staatsblad
Welke functies moet een restaurantkassa zeker hebben?
In België zijn er zeven basisfuncties. Wettelijk verplicht zijn GKS 2.0 met blackbox als je zaak een geregistreerd kassasysteem nodig heeft, het juiste btw-tarief per product, en zowel cash als elektronisch betalen verwerken. In de praktijk onmisbaar zijn een tafelplan met rekening splitsen, bestellingen die automatisch naar keuken en bar gaan, menubeheer dat je zelf doet, en rapporten met een export voor je boekhouder.
Moet een restaurantkassa in België een blackbox hebben?
Ja, als je zaak onder het geregistreerd kassasysteem valt. Dat is het geval zodra je meer dan 25.000 euro per jaar (exclusief btw) omzet haalt uit restaurant- en cateringdiensten. De kassa werkt dan met een fiscale datamodule (de blackbox) die elke transactie ondertekent, en nieuwe zaken starten sinds 1 juli 2026 meteen met GKS 2.0.
Welke kassafuncties zijn handig maar niet verplicht?
QR-bestellen aan tafel, online reservaties, klantenbeheer met poef op naam, cadeaubonnen, een keukenscherm, voorraadbeheer, een loyaltyprogramma, eigen bezorging en beheer van meerdere vestigingen. Kies een systeem waar je die later kan bijzetten zonder van kassa te wisselen.
Heb ik een keukenscherm nodig of volstaat een bonprinter?
Voor de meeste kleinere zaken volstaat een bonprinter in de keuken en aan de bar. Een keukenscherm loont vooral bij een grote keuken, veel gelijktijdige tafels of meerdere bereidingsposten, omdat je dan bestellingen op volgorde, timing en status kan opvolgen.
Zit betalen meestal inbegrepen in de kassaprijs?
Niet altijd. Bij sommige aanbieders is de betaalterminal een apart contract met eigen tarieven, bij andere zit betalen mee in de kassaprijs. Vraag altijd expliciet welke transactietarieven gelden en of er een los terminalcontract bij komt, want dat maakt een groot verschil in je totale maandkost.
Waarom is het contract zo belangrijk bij een kassasysteem?
Omdat een kassa iets is dat je jaren gebruikt. Een lange looptijd met hoge exitkosten maakt overstappen duur als het tegenvalt. Let op de looptijd, de opzegtermijn, eventuele exitkosten en of de prijs jaarlijks automatisch mag stijgen.
Hoe test je of een kassa snel genoeg is?
Vraag een demo en tik zelf een drukke bestelling af, liefst met de mensen die er straks echt op werken. Kijk hoe snel je een tafel splitst, een ronde drank aanslaat en afrekent. Snelheid bij piekmomenten voel je pas als je het zelf doet, niet uit een brochure.
Kassa kiezen
iPad-kassa vs vaste kassa: wat kies je?
iPad- en cloudkassa's zijn goedkoper, sneller in updates en mobiel; vaste kassa's robuust en vertrouwd. Een neutrale vergelijking voor de Belgische horeca.
Kosten & prijs
Wat kost een kassasysteem voor de horeca echt?
Een horecakassa kost meer dan de maandprijs: abonnement, betaalterminal, transactiekosten, blackbox, hardware en setup. Zo reken je de echte kostprijs.
Overstappen
Kassasysteem zonder lange contracten: waar op letten
Waar je op moet letten voor je een kassacontract tekent: lock-in, opzegtermijn, minimumlooptijd, exitkosten en of je je menu- en omzetdata kan meenemen.
Kassa, betalen en GKS 2.0 op één iPad.
Francly Core met betalen geïntegreerd. Geen exitkosten, geen verrassingen.