Wat kost een kassasysteem voor de horeca echt?

Vraag drie kassaleveranciers naar hun prijs en je krijgt drie antwoorden die je onmogelijk naast elkaar kan leggen. De ene noemt een maandprijs, de andere een prijs per kassapunt, de derde zegt gewoon “op aanvraag”. Dat is geen toeval. Een horecakassa is namelijk zelden één prijs, het is een optelsom van losse kostenposten. Hieronder lees je welke categorieën je moet optellen om te weten wat je echt betaalt, zodat je appels met appels vergelijkt.

De echte kostprijs is een optelsom, geen maandprijs

De grootste denkfout is kijken naar het cijfer dat het grootst op de website staat. Dat is meestal het software-abonnement, en dat is vaak net het deel dat het minst hard aantikt. De totale eigendomskost (in het Engels vaak total cost of ownership) is de som van alle terugkerende én eenmalige kosten over de looptijd van je contract. Reken alles om naar een bedrag per maand en je krijgt pas een eerlijk beeld.

De categorieën die je moet optellen:

• Software-abonnement (per maand of per jaar)
• Betaalterminal en transactiekosten (per transactie)
• Fiscale datamodule (blackbox/FDM, enkel als je een witte kassa nodig hebt)
• Hardware (iPad of kassascherm, bonprinter, kassalade, netwerk)
• Setup (installatie, menu-opbouw, opleiding)
• Contractvoorwaarden (looptijd, prijsverhogingen, exitkosten)

Elke post kan bij de ene aanbieder inbegrepen zitten en bij de andere apart worden gefactureerd. Daar zit precies de valstrik.

1. Software-abonnement

Dit is de licentie voor de kassasoftware zelf: het aftikken, je menukaart, je rapporten, de backoffice. Let hier op twee dingen. Ten eerste of de prijs per kassapunt is of per zaak: een tweede toestel op je terras kan een tweede licentie betekenen. Ten tweede wat er wél en niet inzit, want features als voorraad, reservaties of QR-bestellen zijn vaak losse modules met een eigen prijs.

Bij Francly zit dat in één Core-abonnement, met onbeperkte kassapunten inbegrepen: je betaalt dus per zaak en niet per iPad. In 2027 gaan we live, met onze tarieven publiek op de prijzenpagina. Zet je nu al op de wachtlijst en je krijgt ze als eerste.

2. Betaalterminal en transactiekosten

Dit is de post die het vaakst vergeten wordt, en vaak de duurste over een jaar bekeken. Je betaalt hier doorgaans op twee manieren: een vast bedrag voor de terminal (huur of aankoop) en een percentage of vast bedrag per transactie. Dat transactietarief hangt af van het kaarttype (debet zoals Bancontact is meestal goedkoper dan krediet) en van je aanbieder.

Bij veel kassa’s is de betaalterminal een apart contract bij een aparte partij, met een eigen looptijd en eigen tarieven. Dat maakt vergelijken lastig en zorgt ervoor dat je twee contracten stapelt. Reken je transactiekosten altijd door op je verwachte jaaromzet, want een half procent verschil tikt op 300.000 euro omzet stevig aan.

Bij Francly zit betalen geïntegreerd in de kassa via Francly Payments, met lage transactiekosten via CCV, zonder apart terminalcontract en zonder volumeboetes. De markttarieven van andere aanbieders lopen sterk uiteen en zijn vaak bewust ondoorzichtig. Hoe die percentages precies zijn opgebouwd, leggen we uit in transactiekosten uitgelegd.

3. Fiscale datamodule (blackbox/FDM)

Ben je een geregistreerd kassasysteem (de witte kassa) verplicht, dan hoort daar een fiscale datamodule bij, de zogenaamde blackbox of FDM. Die is verplicht zodra je omzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro per jaar bedraagt, exclusief btw. Blijf je daaronder, dan heb je die module niet nodig en valt deze kostenpost weg.

Bij GKS 2.0 verandert er wel wat: de vernieuwde datamodule stuurt je gegevens rechtstreeks naar de FOD Financiën en de aparte VSC-kaart verdwijnt op termijn. Wat een blackbox precies kost hangt af van je leverancier en verandert mee met die nieuwe regels, dus vraag dit expliciet na. In Wat is GKS 2.0? lees je wanneer de verplichting op jou van toepassing is.

4. Hardware

De software moet ergens op draaien. Reken op minstens een kassascherm of tablet, een ticketprinter voor keuken en kassa, en vaak een kassalade en een deftig wifi- of netwerkpunt. Sommige aanbieders leveren gesloten hardware die je enkel bij hen kan huren of kopen, andere draaien op toestellen die je zelf in de handel vindt.

Francly draait bijvoorbeeld native op iPad (iPadOS), met de backoffice via de browser op elk toestel. Dat betekent dat de hardware een gewone iPad is die je zelf aanschaft, en niet een gesloten kassaterminal met eigen prijskaartje. Het is geen hardware-agnostisch systeem: het is iPad-gericht. Weeg mee of je hardware huurt (lagere instap, doorlopende kost) of koopt (hogere instap, eenmalig).

5. Setup en opleiding

Voordat je aftikt moet iemand je menukaart, prijzen, btw-tarieven en tafelplan inrichten en je team opleiden. Bij sommige aanbieders zit dat in de prijs, bij andere is het een eenmalige installatiekost of een dagtarief voor een consultant. Vraag altijd of setup, data-migratie van je oude kassa en opleiding inbegrepen zijn, of dat ze apart gefactureerd worden.

6. Contract: looptijd, prijsverhogingen, exit

De laatste categorie staat niet op de prijslijst maar in de algemene voorwaarden. Drie dingen om te checken:

• Looptijd en opzeg: zit je een of drie jaar vast, en hoe lang op voorhand moet je opzeggen?
• Jaarlijkse prijsverhoging: veel contracten indexeren automatisch, soms bovenop de index. Vraag of de prijs vastligt.
• Exitkosten: wat kost het om te vertrekken, en krijg je je data mee?

Francly werkt bijvoorbeeld zonder exitkosten en zonder verplichte jaarlijkse prijsverhoging. Meer over vastzitten of net niet lees je in kassa zonder contract.

Pas op voor “prijs op aanvraag” en verborgen kosten

Als een aanbieder geen prijs op de website zet, is dat zelden omdat het te ingewikkeld is om uit te leggen. “Prijs op aanvraag” betekent doorgaans dat de prijs onderhandelbaar en dus per klant verschillend is, en het zet je in een verkoopgesprek voordat je de cijfers kent. Op zich niet verboden, maar voor jou als koper maakt het vergelijken bewust moeilijk.

De klassieke verborgen kosten om naar te vragen:

Kostenpost	Vraag die je stelt
Transactiekosten	Zitten die in het abonnement of apart? Welk % op debet en krediet?
Extra kassapunten	Betaal ik per toestel of per zaak?
Support en updates	Is er een apart support- of updatecontract?
Setup en opleiding	Eenmalig gefactureerd of inbegrepen?
Prijsverhoging	Ligt de prijs vast of indexeert die jaarlijks?
Exit	Wat kost opzeggen, en krijg ik mijn data mee?

Vraag altijd om één geschreven offerte met alle terugkerende en eenmalige kosten, omgerekend naar een bedrag per maand. Pas dan kan je twee aanbieders eerlijk naast elkaar leggen. Waarom de laagste maandprijs daarbij zelden wint, lees je in een goedkoop kassasysteem voor de horeca.

Waar staat Francly?

Francly kiest bewust voor één prijs per zaak: onbeperkte kassapunten en de GKS 2.0-logica inbegrepen, betalen geïntegreerd met lage transactiekosten, zonder aparte terminalcontracten en zonder exitkosten. In 2027 gaan we live. Zet je nu al op de wachtlijst en je krijgt onze tarieven als eerste, met de voorwaarden voor vroege klanten erbij.

De volledige prijsopbouw staat op de prijzenpagina. Wil je zien wat jouw zaak concreet zou betalen, stel dan je pakket samen via bestellen of vraag een demo.