Transactiekosten in de horeca uitgelegd

Elke keer dat een klant met kaart of app betaalt, houdt iemand een klein stukje van dat bedrag. Dat stukje heet de transactiekost. Op zich is dat normaal: digitale betalingen moeten door een keten van partijen lopen, en die keten wordt betaald. Het probleem is dat de meeste terminalfacturen bewust ondoorzichtig zijn. Hier lees je in mensentaal hoe zo’n kost is opgebouwd, zodat je je eigen factuur kan lezen in plaats van blind een percentage te vergelijken.

Waaruit bestaat een transactiekost?

Een transactiekost is bijna nooit een enkel cijfer. Meestal zit ze zo in elkaar:

• een percentage van het betaalde bedrag (bijvoorbeeld een fractie van elke euro die binnenkomt),
• soms een vaste kost per transactie (een klein bedrag dat je betaalt ongeacht hoe groot de betaling is),
• daarbovenop vaak terminalhuur of een aankoopkost voor het toestel,
• en soms nog een maandabonnement of minimumafname bij je betaalprovider.

Het venijn zit in de combinatie. Een aanbieder kan pronken met een laag percentage en de winst terugpakken via een vaste kost per transactie of via terminalhuur. Voor een cafe met veel kleine rondjes weegt een vaste kost per transactie zwaar door: 30 cent op een pintje van 3 euro is procentueel enorm. Voor een restaurant met grotere tickets telt het percentage dan weer meer. Daarom is er niet één “goedkoopste” tarief, het hangt af van hoe jouw kassabonnetjes eruitzien.

Debet versus krediet

De belangrijkste splitsing op je factuur is die tussen debet en krediet.

Een debetkaart haalt het geld meteen van de rekening van je klant. In Belgie is dat klassiek de Bancontact-kaart. Debettransacties zijn doorgaans het goedkoopst voor jou als ondernemer.

Een kredietkaart (Visa, Mastercard, American Express) werkt met een kredietlijn: je klant betaalt de bank later terug. Die kaarten zijn voor jou meestal duurder, omdat er een hogere vergoeding naar de kaartuitgever gaat. American Express staat bekend als de duurste van de klassieke drie.

Op een goede factuur zie je debet en krediet apart staan, elk met hun eigen tarief. Zie je maar één “blended” percentage, dan verberg je aanbieder waarschijnlijk het verschil, en betaal je gemiddeld meer.

Bancontact, Payconiq / Bancontact Pay en de internationale kaarten

In de Vlaamse horeca kom je grofweg drie families betaalmethodes tegen:

• Bancontact: het Belgische debetschema, veruit het meest gebruikt aan de kassa.
• Payconiq / Bancontact Pay: betalen via de app met een QR-code of via je smartphone, gekoppeld aan je bankrekening. Vaak met een eigen, aparte tariefstructuur.
• Visa en Mastercard: de internationale schema’s, zowel in debet- als kredietvorm, belangrijk voor toeristen en zakelijke gasten.

Elk van die methodes heeft zijn eigen tariefmodel. Bancontact rekent traditioneel eerder met een kost per transactie, terwijl internationale kaarten vaker in percentages denken. Payconiq / Bancontact Pay hanteert vaak een vaste kost per betaling. De concrete tarieven verschillen per aanbieder en per contract, dus vergelijk altijd op basis van jouw eigen mix van betaalmethodes.

Wat is interchange?

Interchange is het onzichtbare hart van elke kaartkost. Het is het deel van de vergoeding dat naar de bank van je klant gaat, de kaartuitgever. Elke keer je een kaart aanvaardt, gaat een stukje van het bedrag naar de partij die die kaart heeft uitgegeven. Bovenop de interchange komen nog de vergoeding van het kaartschema (Visa, Mastercard) en de marge van je eigen betaalprovider. Samen vormen die drie lagen het tarief dat jij ziet.

Voor gewone consumentenkaarten binnen de Europese Unie is de interchange wettelijk begrensd. De interchange mag er hoogstens 0,2% van het bedrag zijn bij een debetkaart en 0,3% bij een kredietkaart van een particulier. Die begrenzing is de reden waarom Europese kaartkosten relatief laag liggen vergeleken met bijvoorbeeld zakelijke kaarten of kaarten van buiten de EU, waar geen plafond geldt en de kost fors kan oplopen.

Wat je hiervan onthoudt: als een aanbieder je een percentage voorstelt, zit daar altijd een verplichte interchange in verwerkt die niemand kan wegonderhandelen. De marge die je aanbieder daarbovenop legt, is wél het onderhandelbare deel.

Vaste kost per transactie of percentage?

Dit is het onderscheid dat het meeste geld kost of bespaart, afhankelijk van je zaak.

Model	Kost je meer bij…	Kost je minder bij…
Vaste kost per transactie	veel kleine tickets (cafe, koffiebar)	weinig, grote tickets
Percentage	grote tickets (restaurant, fine dining)	veel, kleine tickets
Combinatie (percentage + vaste kost)	overal een beetje	zelden echt voordelig

Een aanbieder die een vast bedrag per betaling rekent, verdient goed aan een druk terras waar mensen apart een cola en een koffie afrekenen. Een puur percentagemodel is voorspelbaarder: je betaalt altijd dezelfde fractie, of het nu een pintje of een menu voor vier is. Zet daarom je gemiddelde ticketwaarde naast het voorgestelde model voor je een contract tekent.

Terminalhuur en abonnementen

Naast de kost per betaling betaal je vaak nog voor de betaalterminal zelf. Dat kan huur per maand zijn, een aankoop, of een verplicht abonnement bij de betaalprovider. Ook hier zit de valkuil: een lokkertje-tarief op de transacties wordt regelmatig gecompenseerd door stevige terminalhuur of een jaarcontract met opzegvergoeding.

Tel dus altijd de vaste kosten mee. De echte vraag is niet “wat is het percentage”, maar “wat kost het mij per maand in totaal, gedeeld door mijn aantal betalingen”. Zo vergelijk je appels met appels. Lees ook onze uitleg over een kassa zonder contract als je van die vaste bindingen af wil.

Mag je de kost doorrekenen aan de klant?

Kort antwoord: nee. Binnen de Europese Unie geldt een verbod op surcharging: je mag geen toeslag vragen bovenop de prijs omdat een klant met een debet- of kredietkaart betaalt (Bancontact, Visa, Mastercard voor particulieren). De transactiekost is dus een kost van jouw zaak, geen post die je apart op de rekening van de gast zet.

Europa laat lidstaten uitzonderingen toe voor bijvoorbeeld zakelijke kaarten, maar België doet dat niet: sinds 9 augustus 2018 mag je op geen enkele betaalkaart een toeslag vragen. Voor al je gasten in Gent geldt dus: de prijs op je menukaart is de prijs, ongeacht hoe ze betalen. Wil je die kost beheersen, dan doe je dat via je tarief bij je provider, niet via een toeslag aan de kassa.

Hoe lees je je terminalfactuur?

Zet je factuur er even bij en zoek deze lagen:

1. Het transactietarief, liefst gesplitst in debet en krediet. Staat er maar één percentage? Vraag de opsplitsing op.
2. Een eventuele vaste kost per transactie. Vermenigvuldig die met je aantal betalingen per maand.
3. Terminalhuur of abonnement. Dit zijn vaste kosten, los van je omzet.
4. Extra’s: minimumafnames, PCI-bijdragen, opzegvergoedingen, jaarlijkse verhogingen.

Tel alles samen, deel door je aantal betalingen, en je kent je échte kost per transactie. Dat cijfer, niet het lokkertje-percentage vooraan, is wat je vergelijkt tussen aanbieders.

Waar staat Francly?

Bij Francly zit betalen mee in de kassa via Francly Payments, met lage transactiekosten via CCV, gemiddeld ±20% lager dan bij de marktleider. Geen apart terminalcontract en geen volume-boetes. De betaalterminal zelf is hardware en rekenen we apart aan. Je transactiekosten zie je in dezelfde omgeving als je kassa en je rapporten.

De bedoeling is net dat je geen terminalfactuur meer hoeft te ontleden. Wil je weten wat dat voor jouw zaak betekent, bekijk dan wat een kassasysteem kost of vraag een demo aan.