Een horecazaak starten in Gent: vergunningen, kosten en je kassa

Je hebt het pand gevonden, de menukaart staat in je hoofd en de openingsdatum kriebelt. Tussen nu en die eerste klant ligt nog een stapel papierwerk. Niets daarvan is onoverkomelijk, maar de volgorde telt: sommige stappen hangen van elkaar af, en een paar aanvragen moet je weken op voorhand indienen. Hier lees je in mensentaal wat je regelt om een horecazaak te starten in Gent, van ondernemingsnummer tot kassa.

De Stad Gent heeft er zelf een handige stappenlijst voor, en het Ondersteuningspunt Ondernemers Gent (OOG) geeft gratis advies. Gebruik dit artikel als overzicht en die pagina als naslag.

1. Ondernemingsnummer via een ondernemingsloket

Alles begint bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Je kiest je ondernemingsvorm (eenmanszaak of vennootschap), opent een zichtrekening en vraagt een ondernemingsnummer aan bij een erkend ondernemingsloket. Dat loket schrijft je in de KBO in en registreert ook de activiteiten die je gaat uitoefenen.

Let op twee dingen:

• Je vestigingseenheid, het adres van je zaak, moet ook in de KBO staan.
• Neem je een bestaande zaak over, dan moet de vorige uitbater zijn vestiging daar laten stopzetten.

Zonder ondernemingsnummer kan je de meeste volgende stappen niet zetten, dus dit doe je als eerste.

2. Je btw-nummer activeren

Je ondernemingsnummer is niet automatisch een actief btw-nummer. Volgens de FOD Financiën dien je een aanvraag tot btw-identificatie (formulier 604A) in, ten minste twee dagen na je KBO-inschrijving en voordat je je activiteit start. Dat kan zelf online via MyMinfin, via je boekhouder of via je ondernemingsloket (die laatste twee zijn betalende diensten).

Nog een btw-punt dat starters vaak missen: sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen e-facturatie via Peppol doen. Bespreek met je boekhouder hoe je je facturen aan zakelijke klanten verstuurt en ontvangt.

3. Het horeca-attest van de Stad Gent

Dit is de belangrijkste Gentse stap. Elke horecazaak in Gent heeft een horeca-attest nodig. Het attest bevestigt dat je de stedelijke goedkeuring hebt om je zaak uit te baten, en vermeldt of je alcohol mag schenken en wat je verplichte sluitingsuur is.

Bij je aanvraag kijkt de stad onder meer naar:

• of je pand stedenbouwkundig een horecafunctie heeft (check dat vooraf bij de Balie Bouwen),
• of je in orde bent met de brandweer (zie verder),
• je registratie of toelating bij het FAVV,
• een bewijs van aangifte voor muziek (SABAM en billijke vergoeding),
• bij alcohol: een uittreksel uit het strafregister van alle personen in de KBO.

Timing: dien een volledige aanvraag in minstens 30 werkdagen voor de opening, of 45 werkdagen als de voor publiek toegankelijke ruimte 100 m² of groter is. Je vraagt het aan via het webformulier van de stad, met alle bewijsstukken erbij. Een preventiewerker of gemeenschapswacht komt ook even langs om leefbaarheid en veiligheid te bespreken.

4. Drankvergunning en sterke drank

In veel gemeenten vraag je een drankvergunning apart aan. In Gent niet: voor een vaste horecazaak zit de drankvergunning voor gegiste en sterke dranken in het horeca-attest. Wat je wel moet voorzien, is een uittreksel uit het strafregister van alle personen die in de KBO bij je onderneming staan. Dat uittreksel mag bij de aanvraag niet ouder zijn dan drie maanden.

Blijf je open na 1 uur ‘s nachts en schenk je alcohol, dan betaal je in Gent ook een belasting op het openhouden na het gewone sluitingsuur. Het reglement daarvoor staat op de site van de stad.

5. FAVV: registratie of toelating

Elke zaak die eten of drinken verkoopt, moet zich aanmelden bij het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV). Afhankelijk van je activiteit gaat het om een registratie (laag risico) of een toelating. Een restaurant dat zelf maaltijden bereidt, heeft een toelating nodig.

Je vraagt die aan via Mijn FAVV of met het aanvraagformulier bij de Lokale Controle-eenheid van je provincie. Die heeft 30 werkdagen voor het administratieve onderzoek. Belangrijk: is een toelating nodig, dan mag je die activiteit pas starten nadat ze is afgeleverd. Je hebt ze bovendien nodig voor je horeca-attest, dus vraag ze vroeg aan.

6. Brandveiligheid

Wat de brandweer van je vraagt, hangt af van de voor publiek toegankelijke oppervlakte van je zaak. De Stad Gent zet het zo op een rij:

Publiek toegankelijke ruimte	Wat je regelt
kleiner dan 50 m²	melding bij de brandweer
50 tot 100 m²	melding bij de brandweer + attest objectieve aansprakelijkheid bij je verzekeraar
100 m² en meer	melding minstens 30 dagen voor de opening + brandveiligheidsattest + attest objectieve aansprakelijkheid

De melding doe je via het preventieportaal van Brandweerzone Centrum. Plan dit vroeg in, zeker als je nog verbouwt: een brandveiligheidsattest vraagt soms aanpassingen aan je pand.

7. Muziek: Unisono, SABAM en billijke vergoeding

Speel je achtergrondmuziek voor je klanten, dan betaal je daarvoor. Het gaat om twee vergoedingen: SABAM voor auteurs en componisten, en de billijke vergoeding voor uitvoerende artiesten en producenten (enkel voor opgenomen muziek, niet voor live). Je regelt beide samen via Unisono, met één aanvraag en één factuur.

Het tarief hangt af van onder meer het type zaak, de oppervlakte en, voor horeca, de prijs van de meest gevraagde consumptie. Speel je harder dan 85 dB, dan heb je in Gent ook een omgevingsvergunning voor elektronisch versterkte muziek nodig.

8. Een terras op het openbaar domein

Een terras op de stoep of het plein is niet automatisch inbegrepen. Je kan in je horeca-attestaanvraag aanvinken dat je een terras wil, maar dat geeft je nog geen recht om het te plaatsen. Daarvoor heb je een aparte terrasvergunning nodig.

Hoe dat loopt: je hebt eerst een horeca-attest nodig (of een aanvraag die administratief volledig is), daarna komt een medewerker van de dienst Innames Publieke Ruimte het terras ter plaatse opmeten en het formulier samen met jou invullen. Op een aantal centrale pleinen gelden vaste terrasinplantingsplannen. Windschermen, luifels en vloeren vallen niet onder de terrasvergunning. Voor de actuele tarieven en termijnen check je de pagina van de stad, want die hangen af van ligging, oppervlakte en periode.

9. Je kassa: wanneer is een witte kassa verplicht?

Nu het deel dat vaak pas op het einde aan bod komt, terwijl het je vanaf dag één raakt. Een geregistreerd kassasysteem (de witte kassa) is verplicht van zodra je jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt, aldus de FOD Financiën. Dat zijn de maaltijden die je ter plaatse serveert. Dranken, takeaway en losse verkoop tellen niet mee.

Als starter heb je nog geen jaarcijfers. Je maakt dus een realistische schatting. Verwacht je met je maaltijden boven die 25.000 euro uit te komen, dan start je meteen met een geregistreerd kassasysteem. En sinds 1 juli 2026 moeten nieuwe horecazaken daarvoor meteen kiezen voor GKS 2.0, de vernieuwde versie die je transacties rechtstreeks naar de FOD Financiën stuurt. Hoe je die drempel precies berekent, lees je in Wanneer is een witte kassa verplicht?. Wat GKS 2.0 technisch verandert, staat in Wat is GKS 2.0?.

Een café dat vooral drank verkoopt, blijft misschien onder de drempel. Een lunchzaak met volle borden zit er snel over. Schat eerlijk: ga je tijdens het jaar onverwacht over de drempel, dan moet je alsnog in orde komen.

Checklist: de kassahardware voor je opening

Ook als je niet verplicht bent, wil je vanaf de eerste dag vlot kunnen aftikken en afrekenen. Een realistische startset ziet er zo uit:

• Een of meer iPads voor de kassa aan de toog en eventueel om op te nemen aan tafel.
• Een ticketprinter voor kastickets, en vaak een bonprinter in de keuken zodat bestellingen meteen doorkomen.
• Een betaalterminal voor Bancontact, kaart en mobiel betalen. Of je die huurt of koopt, lees je in Betaalterminal huren of kopen?.
• Een kleine lokale server voor de fiscale verwerking, bij systemen zoals Francly.
• Stabiel internet in je zaak, want GKS 2.0 werkt met een online verbinding naar de FOD Financiën.

Reken naast de hardware ook op de inrichting: menukaart, prijzen, btw-tarieven en tafelplan moeten erin staan voor je opent, en je team moet weten hoe het werkt. Wat dat allemaal kost, lees je in Wat kost een kassasysteem?, en waar je op let bij het kiezen, in de checklist voor een horeca-kassasysteem.

Waar staat Francly?

Francly is een kassasysteem voor de Belgische horeca, gebouwd voor de GKS 2.0-regels, en we starten in Gent. De kassa draait native op iPad, de backoffice werkt in de browser en betalen zit mee in Francly Payments. Open je een zaak in Gent, dan komen we langs om je kassa te installeren, zetten we je menu en tafelplan klaar en leren we je team ermee werken.

Zo kan jij je focussen op het horeca-attest, de FAVV en de verbouwing, terwijl je kassa op tijd klaarstaat voor je eerste klant. Lees meer over Francly als kassasysteem in Gent of bekijk meteen onze prijzen.