Betaalterminal huren of kopen?

Een betaalterminal huren of kopen is geen kwestie van goed of fout, maar van hoe je je kost en je risico wil spreiden. Huren betekent een vaste maandprijs waarin onderhoud, updates en vervanging bij defect meestal zitten, meestal met een contract over meerdere jaren. Kopen vraagt een grotere kost in één keer, maar op langere termijn ben je doorgaans goedkoper af omdat de huur stopt. Hieronder zetten we de afweging nuchter op een rij, zonder verkooppraatje.

Wat kost huren, wat kost kopen?

Het grote verschil zit in het moment waarop je betaalt.

Bij huren spreid je de kost. Je betaalt een vaste maandhuur en je hoeft vooraf weinig of niets neer te leggen. Handig als je je startkapitaal liever bewaart voor voorraad, personeel of je inrichting. Het nadeel: die maandhuur blijft doorlopen zolang je het toestel gebruikt, ook nadat het toestel eigenlijk al lang terugverdiend is.

Bij kopen betaal je de volle prijs in één keer. Dat voelt zwaar op het moment zelf, maar daarna heb je geen terugkerende toestelkost meer. Gebruik je hetzelfde toestel jaren aan een stuk, dan kom je met kopen doorgaans goedkoper uit.

Waar het omslagpunt precies ligt, hangt volledig af van de maandhuur, de aankoopprijs en hoe lang je het toestel houdt. Reken het voor je eigen situatie uit met de concrete cijfers uit je offerte. Als voorbeeld: bij een maandhuur van 36 EUR betaal je over drie jaar 1.296 EUR. Koop je het toestel voor 649 EUR, dan komt daar vaak nog een maandelijks supportabonnement bij (bij Worldline 16 EUR, dus 576 EUR over drie jaar). Het verschil is dan kleiner dan het op het eerste zicht lijkt. En bij een defect draai je bij kopen zelf op voor vervanging.

Onderhoud, vervanging en wat bij defect?

Een betaalterminal is een toestel dat elke dag gebruikt wordt, dus vroeg of laat hapert er iets: een scherm, de batterij, de kaartlezer of een software-update die misloopt.

• Bij huren zit onderhoud, updates en vervanging bij defect meestal in de maandprijs. Gaat je toestel stuk, dan krijg je doorgaans snel een vervangtoestel zonder extra factuur. Dat is het echte voordeel van huren: je koopt gemoedsrust, geen toestel.
• Bij kopen draag je dat risico zelf. Binnen de garantie zit je goed, maar daarna betaal je herstel of een nieuw toestel uit eigen zak. Voor een zaak waar de kassa nooit stil mag vallen, is dat een reëel aandachtspunt.

Lees altijd na wat exact gedekt is en hoe snel een vervangtoestel geleverd wordt. Een terminal die drie dagen op transport zit terwijl jij geen kaarten kan aannemen, kost je meer dan de huur.

Contractduur: waar zit je aan vast?

Bij huren teken je een contract, en dat is precies waar je goed moet opletten.

Huurcontracten voor betaalterminals lopen vaak over meerdere jaren, met een opzegtermijn en soms een boete als je vroeger stopt. Kijk voor je tekent naar drie dingen: de looptijd, wat er na de eerste periode gebeurt (loopt het stilzwijgend door?) en of het toestel na afloop van jou is of terug moet. Zit je nog in een opstartfase en weet je nog niet zeker welke setup bij je zaak past, dan is een kort of flexibel contract veel waard.

Bij kopen heb je dat soort contractzorgen niet: het toestel is direct van jou. Maar let op, kopen betekent niet automatisch dat je nergens meer aan vastzit. Het transactietarief en de betaalverwerking lopen vaak via een apart contract, ook als het toestel je eigendom is.

De terminal staat los van je kassa (en van je tarief)

Dit is het stuk dat veel horecaondernemers verrast. De betaalterminal, het transactietarief en het kassasysteem zitten dikwijls bij drie verschillende partijen, elk met een eigen contract en een eigen factuur.

Dat maakt vergelijken lastig. Een lage terminalhuur oogt aantrekkelijk, maar kan samengaan met een hoog transactietarief per betaling, en dat tarief betaal je op élke transactie. Over een druk jaar weegt dat percentage vaak zwaarder door dan de huur van het toestel zelf. We leggen die tarieven apart uit in Transactiekosten uitgelegd.

Vergelijk daarom altijd drie dingen samen, niet één:

Wat je vergelijkt	Huren	Kopen
Kost vooraf	laag tot geen	hoge eenmalige kost
Terugkerende toestelkost	vaste maandhuur, blijft doorlopen	geen, na aankoop
Onderhoud en vervanging	meestal inbegrepen	zelf te dragen na garantie
Risico bij defect	ligt bij de verhuurder	ligt bij jou
Contract	vaak meerjarig, opzegtermijn	toestel direct van jou
Transactietarief	apart, goed nakijken	apart, goed nakijken

De kolommen tonen de toestelkeuze. Het transactietarief staat er bewust apart in, want dat is een aparte afweging die je bij beide opties moet maken.

Waar staat Francly?

Bij Francly zit betalen mee in het kassasysteem via Francly Payments, met lage transactiekosten via CCV en zonder apart terminalcontract. De betaalterminal zelf is hardware en rekenen we apart aan, los van je abonnement. Je stapelt dus geen drie contracten op elkaar.

Wil je begrijpen wat een kassasysteem in totaal kost, inclusief betalen? Lees dan Wat kost een kassasysteem?. Zo vergelijk je appels met appels in plaats van losse toestelhuur met losse tarieven.