Wat is een geregistreerd kassasysteem?

Geregistreerd kassasysteem, GKS, De Witte Kassa: drie namen voor hetzelfde ding. Het is de kassa die de FOD Financiën oplegt aan horecazaken boven een bepaalde omzet, zodat elke verkochte maaltijd ook echt in de boeken komt. Hier lees je wat zo’n systeem is, waarin het verschilt van een gewone kassa, en hoe je ziet of jouw kassa er een is.

Eén systeem, drie namen

Geregistreerd kassasysteem (GKS) is de officiële naam die de FOD Financiën gebruikt. In de horeca zegt bijna iedereen De Witte Kassa, als tegenhanger van de zwarte omzet die het systeem moet tegengaan. Werk je met Franstalige leveranciers of personeel, dan hoor je système de caisse enregistreuse (SCE).

Daarnaast is er GKS 2.0. Dat is geen ander systeem maar de vernieuwde versie van hetzelfde geregistreerd kassasysteem. Zie het als een update van de regels, niet als een nieuwe verplichting.

Wat maakt een kassa ‘geregistreerd’?

Een gewone kassa telt je verkoop op en drukt een bonnetje af. Een geregistreerd kassasysteem doet meer: het legt elke transactie zo vast dat ze achteraf niet meer stilletjes kan verdwijnen of veranderen. Daarvoor werken een paar onderdelen samen:

• een gecertificeerde kassa: de software waarop je aftikt, goedgekeurd door de FOD Financiën,
• een fiscale datamodule (FDM), beter gekend als de blackbox, die elke transactie digitaal ondertekent,
• in het oude systeem een VSC-kaart (VAT Signing Card) die de handtekening aan je btw-nummer koppelt.

Het verschil zit dus niet in het toestel maar in de keten. Je kan op een iPad, een vaste touchscreen of een kassa met knoppen werken: zolang de software gecertificeerd is en samenwerkt met een fiscale datamodule, is het een geregistreerd kassasysteem. Hoe die ondertekening dag na dag werkt, lees je in Wat is de blackbox in de horeca?.

	Gewone kassa	GKS
Gecertificeerd door de FOD	Nee	Ja
Elke transactie ondertekend	Nee	Ja
Controlehandtekening op ticket	Nee	Ja
Mag boven de drempel	Nee	Ja

Wie moet er een hebben?

Een geregistreerd kassasysteem is verplicht van zodra je jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro exclusief btw bedraagt. Dat zijn de maaltijden die je ter plaatse serveert. Dranken, takeaway en voeding die je verkoopt om mee te nemen tellen niet mee.

Daardoor zit een eetcafé in Gent met borden op tafel er snel boven, terwijl een bruin café dat vooral pintjes tapt er ver onder kan blijven. Hoe je die drempel precies berekent en welke uitzonderingen er zijn, staat in Wanneer is een witte kassa verplicht?.

GKS 1.0 en GKS 2.0

Het geregistreerd kassasysteem dat de meeste zaken vandaag hebben, is de eerste versie. Die bewaart de ondertekende gegevens in de blackbox, en de fiscus leest ze uit bij een controle.

Met GKS 2.0 stuurt de vernieuwde fiscale datamodule de volledige transactiegegevens rechtstreeks naar de cloud van de FOD Financiën. De VSC-kaart verdwijnt en elk kasticket krijgt een QR-code. Sinds 1 juli 2026 starten nieuwe zaken meteen met GKS 2.0. Bestaande witte kassa’s schakelen gefaseerd over tussen 2027 en 2029, afhankelijk van wanneer je kassa gekocht is. De volledige kalender en wat er technisch verandert, lees je in Wat is GKS 2.0?.

Is jouw kassa een geregistreerd kassasysteem?

Je hoeft je leverancier niet te bellen om dat te weten. Neem een kasticket van gisteren en kijk wat erop staat:

1. Een controlehandtekening en een volgnummer van de fiscale datamodule: dan werk je met een geregistreerd kassasysteem.
2. Daarnaast een QR-code: dan werk je al met GKS 2.0.
3. Geen van beide: dan is je kassa geen geregistreerd kassasysteem. Zit je boven de drempel, dan ben je niet in orde en riskeer je een boete bij controle. Wat je dan riskeert, staat in Boetes en controle rond de witte kassa.

Heb je wel een witte kassa maar nog geen GKS 2.0, dan moet je op termijn overschakelen. Dat is meteen een goed moment om te vergelijken wat je vandaag betaalt. Hoe je een overstap aanpakt, lees je in Overstappen van kassasysteem.

Waar staat Francly?

Francly is een kassasysteem dat gebouwd is voor de GKS 2.0-regels in de Belgische horeca. De kassa draait native op iPad, de fiscale kant loopt op de achtergrond, en betalen zit meteen mee in Francly Payments. Je hoeft zelf niet met datamodules en tickethandtekeningen bezig te zijn.

Benieuwd wat dat kost? Alles staat op onze prijzenpagina. Wil je zien hoe Francly er in jouw zaak uitziet, boek dan een demo.

Heb je vragen over De Witte Kassa? Stuur mij gerust een mailtje.