Boetes en controle bij de witte kassa

Een controle van de FOD Financiën in de horeca draait bijna altijd om dezelfde vraag: klopt je omzet met wat er door de kassa gaat? Het geregistreerd kassasysteem, in de volksmond de witte kassa, is net bedoeld om die vraag hard te maken. Hier lees je in mensentaal wat een controleur nakijkt, welke fouten het vaakst opduiken en welke sancties eraan vasthangen. Onderaan vind je de boeteschaal.

Wat controleert de FOD?

Bij een horecacontrole gaat de FOD Financiën in de eerste plaats na of je zaak überhaupt verplicht is een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Die verplichting geldt zodra je omzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro per jaar excl. btw bedraagt. Zit je erboven, dan verwacht de controleur een werkend, geregistreerd en conform GKS.

Concreet kijkt een controle meestal naar:

• De aanwezigheid en registratie van je kassa en fiscale datamodule (de blackbox). Is het systeem geregistreerd bij de FOD en gekoppeld aan je btw-nummer?
• De ticketuitreiking: krijg je klant een geldig kasticket op het moment dat de dienst voltooid is? Dat kan sinds GKS 2.0 ook een digitaal ticket zijn.
• De inhoud van het ticket: staan de juiste producten, btw-tarieven, je ondernemingsnummer en de controlehandtekening erop?
• De overeenstemming tussen de transacties in de blackbox en je aangegeven omzet. Verdwijnt er niets tussen bestelling, kassa en boekhouding?

Sinds GKS 2.0 stuurt de blackbox de volledige transactiegegevens rechtstreeks naar de cloud van de FOD. Daardoor kan de fiscus al veel controleren zonder ooit je zaak binnen te stappen. Een fysieke controle wordt dan eerder een bevestiging van wat de data al lieten vermoeden. Meer daarover in Wat is GKS 2.0?.

De vaakst gemaakte fouten

De meeste problemen bij een controle zijn geen grote fraude, maar slordigheden die zich opstapelen. De klassiekers:

• Geen of te laat ticket. Het kasticket moet uitgereikt worden op het moment dat de dienst voltooid is, niet pas als de klant erom vraagt. Dit is de fout die controleurs het snelst vaststellen, bijvoorbeeld met een testaankoop.
• Een niet-conforme of niet-geregistreerde kassa. Een kassa die technisch niet voldoet aan de GKS-regels, of die nooit correct geregistreerd is, telt niet als geldig systeem. Ook een oude kassa die niet tijdig naar GKS 2.0 overschakelt kan in deze categorie belanden.
• Blackbox offline of transacties niet ondertekend. Als de fiscale datamodule niet werkt of transacties niet digitaal ondertekent, ontbreekt de fiscale garantie waarvoor het systeem bedoeld is.
• Foute gegevens op het ticket. Een verkeerd btw-tarief, een ontbrekend ondernemingsnummer of onvolledige productlijnen maken een ticket niet-conform.
• Omzet buiten het systeem. Bestellingen die wel geserveerd maar niet aangeslagen worden, vallen op zodra de data niet rijmt met je aankopen, personeelsinzet of reserveringen.

Veel van die fouten zijn te vermijden met een kassa die de regels automatisch afdwingt, zodat je niet zelf met datamodules en tickethandtekeningen bezig moet zijn.

Welke boetes riskeer je?

De boetes staan in een vaste schaal in de btw-wetgeving (het koninklijk besluit nr. 44, voor het kassasysteem aangepast in 2017). Ze stijgen bij elke nieuwe vaststelling:

Inbreuk	1e keer	2e keer	Daarna
Geen GKS terwijl het verplicht is	€ 1.500	€ 3.000	€ 5.000
Geen GKS-kasticket, per ticket	€ 50	€ 125	€ 250

Voor de tickets geldt per vaststelling een maximum van € 500 de eerste keer, € 1.250 de tweede keer en € 5.000 daarna. Na een vaststelling krijg je bovendien een termijn om een conform systeem in gebruik te nemen; doe je dat niet, dan telt dat als een nieuwe inbreuk. De boete komt meestal ook niet alleen: wie omzet buiten het systeem houdt, krijgt daarbovenop een btw-navordering op die omzet, en een controleur kijkt dan vaak ook verder terug in je boekhouding.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie blijft je boekhouder de beste bron.

Hoe blijf je in orde?

De rode draad is eenvoudig: laat elke bestelling door een correct, geregistreerd systeem lopen en reik voor elke voltooide dienst meteen een geldig ticket uit. Zorg dat je kassa tijdig conform GKS 2.0 is, dat je blackbox online staat en dat je btw-tarieven op de tickets kloppen. Houd je boekhouding aangesloten, zodat je omzet en je aangiften met elkaar rijmen.

Twijfel je of je zaak überhaupt verplicht is? Lees dan eerst Wanneer is een witte kassa verplicht?. En bij twijfel over bedragen of jouw specifieke situatie blijft je boekhouder de veiligste bron.

Waar staat Francly?

Francly is gebouwd voor de GKS 2.0-regels voor de Belgische horeca. De kassa dwingt de ticketregels af, ondertekent elke transactie via de fiscale datamodule en houdt je gegevens in lijn met de FOD, zonder dat je zelf met blackboxen en handtekeningen bezig moet zijn. Zo verklein je de kans op de slordigheden die bij een controle als eerste opvallen. Je exporteert je cijfers en btw-overzichten voor je boekhouder, zodat je omzet en aangiften vlot op elkaar aansluiten.

Wil je zien hoe dat er in jouw zaak uitziet? Boek een demo via /bestellen, dan tonen we het live.