Wanneer is een witte kassa verplicht?

Niet elke horecazaak in Vlaanderen moet een witte kassa hebben. Of je verplicht bent, hangt af van één cijfer: je jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten. Ligt die boven 25.000 euro exclusief btw, dan heb je een geregistreerd kassasysteem nodig. Blijf je eronder, dan niet. Klinkt simpel, maar de manier waarop je die 25.000 euro berekent, zorgt voor de meeste verwarring. Hier lees je precies wat wel en niet meetelt.

De drempel: 25.000 euro uit restaurant- en cateringdiensten

De regel komt van de FOD Financiën en is voor heel België dezelfde. Een geregistreerd kassasysteem (in de volksmond de witte kassa) is verplicht van zodra je jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten meer dan 25.000 euro bedraagt, exclusief btw.

Let op het woord diensten. Het gaat om maaltijden die je ter plaatse serveert: het eten dat op tafel komt, samen met de bediening errond. Dat is de kern van wat de wet een restaurant- of cateringdienst noemt. Alles wat daarbuiten valt, telt niet mee voor de drempel.

Wat telt mee, en wat niet?

Dit is het stuk waar veel uitbaters de bal misslaan. De drempel gaat alleen over de maaltijden. Een paar zaken die je omzet draaien maar níet meetellen:

Wat je verkoopt	Telt mee voor de 25.000 euro?
Maaltijden ter plaatse geserveerd	Ja
Dranken (met of zonder maaltijd)	Nee
Meeneemmaaltijden / takeaway	Nee
Voeding om mee te nemen (bv. een reep, een fles wijn mee)	Nee
Voorverpakte snacks ter plaatse (bv. chips bij je pint)	Ja

Concreet: je pintjes, je koffie, je wijn bij het eten, ze tellen allemaal niet mee, zelfs niet de drank die samen met een maaltijd op tafel komt. Ook alles wat de deur uitgaat als takeaway blijft buiten de telling.

Daardoor kan een zaak met een fikse omzet toch onder de drempel blijven. Een café dat vooral drank draait en af en toe een croque bakt, zit qua maaltijdomzet misschien ver onder de 25.000 euro, ook al ligt de totale omzet veel hoger. Een lunchrestaurant dat elke middag volzit met borden op tafel, zit er daarentegen snel over.

De rekenoefening die je dus moet maken: neem enkel de omzet van de ter plaatse geserveerde maaltijden over een jaar, exclusief btw, en kijk of dat boven of onder de 25.000 euro uitkomt.

Heb ik een witte kassa nodig?

Doe de test op 1 minuut.

Stap 1 van 3

Wat voor zaak heb je?

Café of barRestaurant of brasserieSnackbar of frituurKoffiebar of lunchzaakFood truck of cateringIets anders

Wat als je start met een nieuwe zaak?

Een starter heeft nog geen cijfers over een vol jaar. In dat geval maak je een realistische schatting van de verwachte jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten. Verwacht je dat je met je maaltijden boven de 25.000 euro (exclusief btw) zult uitkomen, dan begin je meteen met een geregistreerd kassasysteem, vanaf de eerste dag.

Blijkt tijdens het jaar dat je de drempel toch overschrijdt terwijl je dat niet had voorzien, dan moet je alsnog in orde komen. Het is dus verstandig om die schatting eerlijk te maken en niet te laag in te schatten om onder de verplichting uit te komen.

Voor nieuwe zaken die verplicht zijn, gaat het sinds 1 juli 2026 sowieso om GKS 2.0, de vernieuwde versie van het systeem. Wat dat precies inhoudt, lees je in Wat is GKS 2.0?.

Uitzonderingen: wanneer telt omzet niet mee?

Naast wat standaard buiten de drempel valt (drank, takeaway, voeding om mee te nemen), zijn er een aantal situaties waarin bepaalde maaltijdomzet niet meetelt of buiten de verplichting valt:

• Onderaanneming. Lever je maaltijden in onderaanneming aan een andere btw-plichtige (bijvoorbeeld een traiteur die voor een ander cateringbedrijf werkt), dan valt die omzet buiten de telling.
• Hotelmaaltijden op de globale rekening. Maaltijden die een hotel aan zijn gasten aanrekent als onderdeel van de globale hotelrekening (denk aan half- of volpension) tellen niet mee voor de drempel.
• Bedrijfsrestaurants voor eigen personeel. Een bedrijfskantine valt buiten de verplichting als ze enkel toegankelijk is voor het eigen personeel (of dat van een verbonden onderneming), enkel open is tijdens de werkuren, en het bedrijf zelf geen horeca- of cateringactiviteit heeft.

Zit je zaak in zo’n situatie, dan trek je die omzet dus af voor je de 25.000 euro-toets doet. Twijfel je of een specifiek geval onder een uitzondering valt, check dat dan met je boekhouder of bij de FOD Financiën, want de details bepalen alles.

Wat als je verplicht bent?

Kom je boven de drempel, dan heb je een volwaardig geregistreerd kassasysteem nodig. Dat is niet zomaar een kassa, maar een combinatie van een gecertificeerde kassa, een fiscale datamodule (de blackbox) en, in het oude systeem, een VSC-kaart die alles aan je btw-nummer koppelt. Bij elke afgeronde dienst reik je een kasticket uit op het moment dat de dienst voltooid is. Hoe die blackbox werkt, leggen we uit in Wat is de blackbox in de horeca?.

Ben je verplicht maar heb je geen conforme kassa, of reik je geen tickets uit, dan riskeer je een controle en een boete. De precieze bedragen en hoe zo’n controle verloopt, staan in Boetes en controle rond de witte kassa.

Waar staat Francly?

Francly is een kassasysteem dat gebouwd is voor de GKS 2.0-regels in de Belgische horeca. Ben je verplicht om met een geregistreerd kassasysteem te werken, dan houdt Francly je in orde met de fiscus zonder dat je zelf met datamodules en tickethandtekeningen hoeft te goochelen. De kassa draait native op iPad en betalen zit meteen mee in Francly Payments.

Ben je nog niet zeker of je zaak boven de drempel zit? Reken het rustig uit met de cijfers hierboven, en bekijk gerust wat een kassasysteem kost op onze prijzenpagina. Wil je zien hoe Francly er in jouw zaak uitziet, boek dan een demo.